ついに紙のスケジュール帳を廃止する

「超」整理手帳

1990年代後半頃から20年以上に渡って「超」整理手帳でスケジュールを管理してきたが、ついにデジタル化することにした。

あくまでもデジタル管理のスケジュール帳を正本としただけで、将来の予定を紙の上で考えることはあるし、リングノートも持ち歩き続ける。それでも、紙のスケジュール帳を主役の座からは降ろすことにした。

スケジュール管理の破綻

最も大きな理由は、複数の手帳の同期を手動でとる方法が破綻しつつあることだ。今まではなんと以下の4つのスケジュール帳を併用していた。

1. 「超」整理手帳 (正本)
2. 職場のグループウェアのスケジュール帳
3. 電話会議調整用のスケジュール帳
4. 家族とのスケジュール共有用のスケジュール帳

もちろん最初から意図して4つのスケジュール帳を使っていたわけではなく、外的な要因でなし崩し的に増えてしまったものだ。

1. の「超」整理手帳は常に正本だった。あくまでもこれを正本として固定して例外を作らないことで、何とか破綻を免れていた。今でも先の予定を考える道具としてはこれに勝るものはないと考えている。他人とのスケジュール共有の都合さえなければ、きっと紙を使い続けていたと思う。

2. のグループウェアは組織に属している以上使わざるを得ない。同僚らがここを見て空き時間に打ち合わせなどのスケジュールを入力する文化がある以上、少なくとも勤務時間中の自分のスケジュールは入力する必要があるし、他者が入力したスケジュールを定期的に確認して、正本に反映する必要がある。

では、せめて仕事用のスケジュールはすべて 2. に統合すれば良いかというと、そうは問屋がおろさない。このグループウェアはicsファイルのインポートに対応していない上に、日本以外のタイムゾーンを一切考慮しないのだ。最近は仕事の都合上、方々からics形式で送られてくる打ち合わせスケジュールを取り込んで管理する必要があるが、一つ一つ手動でグループウェアに入力するのは現実的ではない。ましてや欧州と米国で異なるサマータイムの調整など、手作業では必ずミスが起きる。かくして、これらの管理のためだけに、icsを取り込める 3. を利用する状況になっていた。もちろん、icsを取り込んで日本時間でのスケジュールを確認した後に正本に書き込む必要があった。

さらに、家族とのスケジュール調整用にも別のスケジュール帳を使用していた。当初は仕事の出張予定や私的な外出などで不在となる時間を記入する程度で運用していたが、次第に利用が広がり、正本との整合を取るのが負担になっていた。

Google Calendarへの統合

このような事情から、せめて 1., 3., 4. を統合することとした。3. のicsファイルの取り込みや 4. の他者との共有が必須である以上、ここでデジタル化が避けられなくなった。2. は自分だけではいかんともしがたいので、当面は手作業で同期を取らざるを得ない。

統合先はGoogle Calendarとした。選定条件は以下の通り。

• 当面はサービスが継続しそうであること
• 他者とのスケジュール共有が可能であること
• スマートフォン版がサポートされていること
• icsファイルの入力が可能であること
• 入力情報のエクスポートが可能であること (4. はエクスポートを一切サポートしていなかったため、そちらに寄せるのは避けた)

紙からの移行である以上、手作業での入力は避けられない。過去の予定は切り捨て、未来の予定だけを手作業で移す。Google Calendarは複数のカレンダーが作成できるので、TodoistのProjectに合わせて、勤務先の仕事、Private、Housekeepingの3つのカレンダーを作成した。色をTodoistに合わせておくと混乱しない。

なお、TodoistにはGoogle Calendarと連携する機能があるのだが、これは利用しない。そもそもスケジュール管理とタスク管理はまったく異なる概念で、両者を下手に連携させると混乱を招く。スケジュール管理は決まった日時にしなければいけないことを管理するものだが、タスク管理は〆切までの任意の時間 (タスクによっては明確な〆切がないものもある) に実行する作業を管理するものだ。膨大なタスクを日時に紐付けして表示させると、本当にその日時にやらなければいけないことが埋もれてしまう。